Factura comercial ¿Te explicamos qué es?

La factura comercial es el documento que permite a la aduana aplicar los derechos arancelarios sobre una mercancía

En una operación internacional de exportación, la factura comercial es uno de los documentos más importantes porque contiene toda la información del vendedor y de la mercancía, además de otros datos relevantes.

Según ICEX España Exportación e Inversiones, es el exportador quien emite la factura comercial una vez ha cerrado la venta de un producto, bien o mercancía.

También la Comisión Europea, en un apartado dedicado al Mercado Europeo, indica que la factura comercial es la prueba de que se ha producido una transacción entre un exportador y un importador.

La factura comercial sirve para que el exportador, una vez confirmada la operación de compra por parte del importador, pueda cobrar la venta de un producto o servicio. El comprador debe pagar el importe que consta en la factura cuando el vendedor ha puesto a su disposición la mercancía.

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“La factura comercial es uno de los documentos más importantes porque se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios cuando las mercancías pasan por las aduanas”

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Se trata de uno de los documentos más importantes en operaciones de compra venta internacional porque es un documento contable que utiliza la administración de aduanas de un país para calcular y aplicar los derechos arancelarios que deben pagarse para que una mercancía pueda salir de un país y entrar en otro. El cálculo y aplicación de los aranceles se hace en función del tipo de mercancía y su clasificación arancelaria y el precio de esta.

Además, la factura comercial es imprescindible para que pueda realizarse el despacho de aduanas.

¿Qué información debe contener una factura comercial?

Existe el Real Decreto 1619/2012 en el que se regulan las obligaciones de facturación, que a su vez emana de la Directiva 2010/45/UE, en lo que respecta a las normas de facturación.

En estas regulaciones se especifica que en toda factura comercial deberá constar:

  • El número de la factura y, si es preciso, la serie
  • La fecha de su expedición.
  • Identificación, con nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del que expide la factura como del destinatario de la operación.
  • Número de Identificación Fiscal, otorgado por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que realiza la operación el que expide la factura.
  • Número de Identificación Fiscal del destinatario en el caso de que: sean entregas intracomunitarias exentas, operaciones cuyo destinatario es el sujeto pasivo del IVA y operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuesto cuando el empresario se considera establecido en dicho territorio.
  • Domicilio, tanto de que expide la factura como del destinatario de la operación.
  • Descripción de la mercancía, indicando todos los datos necesarios para determinar la base imponible del Impuesto. Debe incluirse información sobre la unidad de medida de la mercancía (cajas, bultos, etc.), la cantidad de mercancía (peso, volumen, etc.) y, si la hay, información sobre la denominación, la calidad, etc.
  • El valor unitario del producto y el valor total de la partida. Hay que incluir el precio unitario sin Impuesto de la operación, así como si se aplica algún descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.
  • El valor total facturado y la moneda de pago. Hay que indicar la cantidad equivalente en una moneda convertible a euros o a otra moneda de curso legal en el Estado miembro importador.
  • El tipo o tipos impositivos que se aplican a la operación.
  • La cuota tributaria que se repercute y que deberá consignarse por separado.
  • La fecha en que se haya efectuado la operación que se documenta o bien la fecha en la que se ha recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
  • En el caso de que la operación esté exenta de impuestos, hay que hacer referencia a las disposiciones que así lo determinan.

La Agencia Tributaria también ofrece información sobre las obligaciones de facturación, como las recomendaciones para la numeración de las facturas, quien está obligado y quien exento de facturar, los tipos de facturas y su contenido o las formas de enviarlas.

¿Qué otros datos pueden constar en una factura comercial?

Para tener una mayor seguridad a la hora de emitir y poder cobrar una factura comercial de un comprador desconocido o poco habitual, el vendedor puede incluir más información en el documento, como, por ejemplo:

  • Las condiciones de pago (forma de pago y plazo y fecha de pago).
  • Las condiciones de entrega de la mercancía en función del Incoterm –que publica la Cámara de Comercio Internacional– acordado entre las partes.
  • El modo de transporte y el reparto de los gastos en función de si se utiliza el transporte terrestre, marítimo o aéreo.
  • El número de clasificación arancelaria, a título informativo.

No es necesario que la factura comercial vaya firmada, pero sí que es habitual que el original del documento vaya firmado y sellado.

Aunque puede estar escrita en cualquier idioma, es aconsejable utilizar el inglés, y más si se trata de una operación de compra venta internacional.

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“En la factura comercial, además de los datos que obligatoriamente deben constar, el expedidor también puede añadir información como las condiciones de pago, el Incoterm utilizado, el modo de trasporte o el número de clasificación arancelaria”

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Además, la factura comercial debe cumplir con la normativa estipulada en el país de destino (contenido, idioma, obligación de legalizar), especialmente si se trata de un tercer país (no perteneciente a la Unión Europea). La Comisión Europea dispone de una sección sobre procedimientos y formalidades de acceso a otros mercados.

La factura electrónica

Es importante destacar que actualmente también puede usarse, y ya se está usando, la factura comercial electrónica o e-factura.

La factura electrónica se utiliza en más del 60% de los países del mundo para realizar intercambios comerciales y funciona como la factura en papel, es decir, como justificante de entrega de bienes o prestación de servicios, teniendo la misma validez legal.

Para considerar que una factura es electrónica, tiene que expedirse y recibirse en formato digital. Este tipo de documento electrónico otorga a la transacción comercial una mayor seguridad y un ahorro de tiempo y dinero.

La factura electrónica presenta múltiples ventajas, especialmente relacionadas con la reducción notable de costes vinculados a su elaboración y gestión. La e-factura supone ahorros en, por ejemplo, papel e impresión, manipulación, ensobrado o escaneado, gestión administrativa, archivo documental, o tiempo de introducción de documentos  en el sistema.

La factura electrónica debe ajustarse a los requisitos fijados en el Real Decreto 1619/2012 y, aunque se le da el mismo trato que a una factura en papel, el expedidor deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.