Tornar-se um Operador Econômico Autorizado (OEA) não termina com a obtenção do certificado. Na verdade, um dos momentos mais decisivos ocorre durante a auditoria inicial ou de renovação, quando as autoridades aduaneiras avaliam se a empresa ainda cumpre os padrões que definem essa figura chave no comércio internacional. Trata-se de uma revisão técnica, documental e minuciosa que analisa o cumprimento da legislação, a rastreabilidade das operações, a segurança física e lógica, e a gestão documental e financeira adequada.

Preparar-se corretamente para essa auditoria não só permite superar o processo com êxito, como também reforça o controle interno, minimiza riscos e projeta uma imagem de confiança perante clientes, parceiros e autoridades.

Como se preparar para uma auditoria OEA

Estar preparado significa revisar de forma integral todos os processos relacionados à cadeia logística, à gestão aduaneira e à segurança. Mas, acima de tudo, significa entender o que se espera de você como operador certificado.

Estes são os pontos essenciais que devem estar cobertos:

• Cumprimento da legislação: Demonstrar que a empresa não cometeu infrações graves ou recorrentes nos últimos anos. Revisar o histórico aduaneiro é fundamental.
• Registros contábeis claros e rastreáveis: Todas as informações financeiras devem estar alinhadas com os movimentos físicos de mercadorias e ser facilmente acessíveis para os auditores.
• Segurança em instalações e processos: Acessos controlados, vigilância, planos de prevenção de riscos e capacitação contínua em segurança para todos os envolvidos.
• Controle documental estruturado: Todos os documentos relevantes (faturas, DUAs, contratos, licenças, etc.) devem estar organizados, acessíveis e relacionados entre si.
• Gestão de riscos: O auditor avaliará se a empresa identifica e mitiga os riscos aduaneiros com protocolos claros, atualizados e eficazes.
• Formação e competências da equipe: É fundamental que o time conheça as normas OEA e esteja preparado para operar conforme os padrões. Ter essa formação documentada é um diferencial.
• Responsabilidades bem definidas: Ter um organograma funcional e atualizado, com descrição de cargos e responsabilidades, é essencial para demonstrar controle e coerência organizacional.

Dicas práticas para o dia da auditoria

• Faça um simulado prévio: Identificar fraquezas antes do auditor pode evitar problemas.
• Designe uma equipe responsável: Que conheça o sistema de gestão aduaneira e saiba responder com segurança.
• Organize toda a documentação: O ideal é que esteja digitalizada e estruturada para agilizar a revisão.
• Crie um ambiente de confiança: Seja transparente, colaborativo e profissional. A atitude construtiva sempre conta.
• Evite improvisos: Se algo não estiver claro, explique com sinceridade e mostre seu plano de melhoria.

Um parceiro logístico de confiança

Superar uma auditoria OEA com êxito requer organização, capacitação interna e atenção aos detalhes. Não se trata apenas de cumprir uma lista de requisitos, mas de construir um modelo de gestão sólido, transparente e alinhado com os padrões internacionais.

Na Logisber, graças à nossa experiência, muitas empresas conseguiram obter ou renovar a certificação sem complicações, fortalecendo sua operação e sua posição no comércio internacional.

Entre em contato conosco e garanta que sua empresa esteja pronta para uma auditoria OEA.