Factura comercial ¿Te explicamos qué es?

La factura comercial es el documentoque permite a la aduana aplicar los derechos arancelarios sobre una mercancía

En una operación internacional de exportación, la factura comercial es uno de los documentos más importantes porque contiene toda la información del vendedor y de la mercancía, además de otros datos relevantes.

Según ICEX España Exportación e Inversiones, es el exportador quien emite la factura comercial una vez ha cerrado la venta de un producto, bien o mercancía.

También la Comisión Europea, en un apartado dedicado al Mercado Europeo, indica que la factura comercial es la prueba de que se ha producido una transacción entre un exportador y un importador.

La factura comercial sirve para que el exportador, una vez confirmada laoperación de compra por parte del importador, pueda cobrar la venta de un productoo servicio. El comprador debe pagar el importe que consta en la factura cuandoel vendedor ha puesto a su disposición la mercancía.

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“La factura comercial es uno de los documentos más importantes porque seutiliza como base para aplicar los derechos arancelarios cuando las mercancías pasanpor las aduanas”

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Se trata de uno de los documentos más importantes en operaciones de compraventa internacional porque es un documento contable que utiliza laadministración de aduanas de un país para calcular y aplicar los derechosarancelarios que deben pagarse para que una mercancía pueda salir de un país yentrar en otro. El cálculo y aplicación de los aranceles se hace en función deltipo de mercancía y su clasificación arancelaria y el precio de esta.

Además, la factura comercial es imprescindible para que pueda realizarse el despacho de aduanas.

¿Qué información debe contener una factura comercial?

Existe el Real Decreto 1619/2012 en el que se regulan las obligaciones de facturación, que a su vez emana de la Directiva 2010/45/UE, en lo que respecta a las normas de facturación.

En estas regulaciones se especifica que en toda factura comercial deberáconstar:

  • El número dela factura y, si es preciso, la serie
  • La fecha desu expedición.
  • Identificación,con nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del queexpide la factura como del destinatario de la operación.
  • Número deIdentificación Fiscal, otorgado por la Administración tributaria española o, ensu caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que realizala operación el que expide la factura.
  • Número deIdentificación Fiscal del destinatario en el caso de que: sean entregasintracomunitarias exentas, operaciones cuyo destinatario es el sujeto pasivodel IVA y operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuestocuando el empresario se considera establecido en dicho territorio.
  • Domicilio,tanto de que expide la factura como del destinatario de la operación.
  • Descripciónde la mercancía, indicando todos los datos necesarios para determinar la baseimponible del Impuesto. Debe incluirse información sobre la unidad de medida dela mercancía (cajas, bultos, etc.), la cantidad de mercancía (peso, volumen,etc.) y, si la hay, información sobre la denominación, la calidad, etc.
  • El valorunitario del producto y el valor total de la partida. Hay que incluir el preciounitario sin Impuesto de la operación, así como si se aplica algún descuento orebaja que no esté incluido en el precio unitario.
  • El valortotal facturado y la moneda de pago. Hay que indicar la cantidad equivalente enuna moneda convertible a euros o a otra moneda de curso legal en el Estadomiembro importador.
  • El tipo otipos impositivos que se aplican a la operación.
  • La cuotatributaria que se repercute y que deberá consignarse por separado.
  • La fecha enque se haya efectuado la operación que se documenta o bien la fecha en la quese ha recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta ala de expedición de la factura.
  • En el caso deque la operación esté exenta de impuestos, hay que hacer referencia a lasdisposiciones que así lo determinan.

La Agencia Tributaria también ofrece información sobre las obligaciones de facturación, como las recomendaciones para la numeración de las facturas, quien está obligado y quien exento de facturar, los tipos de facturas y su contenido o las formas de enviarlas.

¿Qué otros datos pueden constar en una factura comercial?

Para tener una mayor seguridad a la hora de emitir y poder cobrar unafactura comercial de un comprador desconocido o poco habitual, el vendedorpuede incluir más información en el documento, como, por ejemplo:

  • Las condiciones de pago (forma de pago y plazo y fecha de pago).
  • Las condiciones de entrega de la mercancía en función del Incoterm –que publica la Cámara de Comercio Internacional– acordado entre las partes.
  • El modo de transporte y el reparto de los gastos en función de si se utiliza el transporte terrestre, marítimo o aéreo.
  • El número de clasificación arancelaria, a título informativo.

No es necesario que la factura comercial vaya firmada, pero sí que eshabitual que el original del documento vaya firmado y sellado.

Aunque puede estar escrita en cualquier idioma, es aconsejable utilizar elinglés, y más si se trata de una operación de compra venta internacional.

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“En la factura comercial, además de los datos que obligatoriamente debenconstar, el expedidor también puede añadir información como las condiciones depago, el Incoterm utilizado, el modo de trasporte o el número de clasificaciónarancelaria”

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Además, la factura comercial debe cumplir con la normativa estipulada en el país de destino (contenido, idioma, obligación de legalizar), especialmente si se trata de un tercer país (no perteneciente a la Unión Europea). La Comisión Europea dispone de una sección sobre procedimientos y formalidades de acceso a otros mercados.

La factura electrónica

Es importante destacar que actualmente también puede usarse, y ya se estáusando, la factura comercial electrónica o e-factura.

La factura electrónica se utiliza en más del 60% de los países delmundo para realizar intercambios comerciales y funciona como la factura enpapel, es decir, como justificante de entrega de bienes o prestación deservicios, teniendo la misma validez legal.

Para considerar que una factura es electrónica, tiene que expedirse yrecibirse en formato digital. Este tipo de documento electrónico otorga a latransacción comercial una mayor seguridad y un ahorro de tiempo y dinero.

La factura electrónica presenta múltiples ventajas, especialmenterelacionadas con la reducción notable de costes vinculados a su elaboración y gestión.La e-factura supone ahorros en, por ejemplo, papel e impresión, manipulación,ensobrado o escaneado, gestión administrativa, archivo documental, o tiempo deintroducción de documentos  en el sistema.

La factura electrónica debe ajustarse a los requisitos fijados en el Real Decreto 1619/2012 y, aunque se le da el mismo trato que a una factura en papel, el expedidor deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

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