¿Qué documentos para exportar se necesitan?

Cualquier empresa exportadora debe conocer con detalle todos los documentos para exportar que van a tener que elaborar, procesar y presentar para poder empezar a exportar.

“Los documentos para exportar más importantes para poder efectuar una exportación son: la factura pro forma, la factura comercial, la lista de contenido, la factura aduanera, la factura consular, el certificado de origen y los cuadernos ATA y CPD”.

Los documentos para exportar más importantes y esenciales son los denominados documentos comerciales.

Documentos para exportar: Factura pro forma

En el ámbito de los documentos para exportar se encuentra la factura pro forma, que es un documento provisional emitido por el exportador con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los productos o bienes que van a ser exportados.

Cuando las relaciones entre vendedor y comprador son habituales, la factura pro forma sustituye a la oferta comercial, en la cual el exportador propone el precio y las condiciones de venta de la operación. Si el comprador acepta la oferta, la factura pro forma sirve para que el exportador confirme todos los datos de la venta.

La factura pro forma también se utiliza en otros tres contextos relacionados con el comercio exterior:  para acompañar el envío de muestras que no tienen valor comercial, para que el comprador tramite una licencia de importación y para solicitar la apertura de un crédito documentario al banco emisor (banco del comprador), cuando es éste el medio de pago elegido.

Es obligado que en la factura pro forma se incluya en el encabezamiento, de forma bien visible, la expresión pro forma para que no se confunda con la factura comercial. Generalmente las facturas pro forma no se numeran, ni tampoco es aconsejable firmarlas o sellarlas, salvo cuando lo solicite el cliente de forma explícita.

El contenido de la factura pro forma es similar al de la factura comercial. Como mínimo, debe informar de lo siguiente:

• Fecha de emisión.
• Nombre, domicilio e identificación fiscal (nº de IVA comunitario para ventas en la UE) del exportador (expedidor).
• Nombre, domicilio e identificación fiscal (nº de IVA comunitario para ventas en la UE) del comprador (destinatario o consignatario).
• Descripción precisa de la mercancía, con mención expresa de la cantidad (unidades) que se vende.
• Precio unitario y precio total en el INCOTERM y divisa cotizados.
• Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen.
• Desglose de gastos de transporte y seguro, si son por cuenta del exportador, a efectos de calcular el valor estadístico y el valor comercial.

Factura comercial

La factura comercial es uno de los documentos para exportar más importantes en el flujo documental de una operación de comercio exterior. Lo emite el exportador, una vez confirmada la operación de venta, para que el comprador satisfaga el importe de los productos y servicios que se suministran.

Además, es un documento contable que se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.

La información que generalmente debe incluir la factura comercial es:

• Número y, si es preciso, la serie.
• Fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del que expide la factura como del destinatario de la operación.
• Número de Identificación Fiscal otorgado por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que realiza la operación el que expide la factura.
• Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos: entregas intracomunitarias exentas, operaciones cuyo destinatario es el sujeto pasivo del IVA y operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuesto cuando el empresario se considera establecido en dicho territorio.
• Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto.
• El tipo o tipos impositivos que se aplican a la operación.
• La cuota tributaria que se repercute y que deberá consignarse por separado.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o bien la fecha en la que se ha recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Algunas empresas exportadoras consideran conveniente incluir información adicional, como por ejemplo: la forma y el plazo de pago, el Incoterm pactado, la clasificación arancelaria a título informativo y la especificación del modo de transporte.

“Uno de los documentos para exportar más importante es la factura comercial porque es un documento contable que se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas”.

En las operaciones de comercio internacional la factura comercial debe ser conforme también con lo estipulado en la normativa en el país de destino (contenido, idioma, obligación de legalizar).

Lista de contenido

Otro de los documentos para exportar esencial es la lista de contenido. Se trata de un documento de control que emite el exportador y en el que detalla todos los bultos, cajas o paquetes que componen el envío que va a expedir. También se indica el peso y el contenido de cada uno, identificándolos con un número o referencia.

Uno de los objetivos de este documento es facilitar la labor de inspección y reconocimiento de los bultos que comprende el envío y que figuran en la factura comercial. También se conoce como lista de bultos, lista de empaque o “packing list”.

Factura aduanera

La factura aduanera es uno de los documentos para exportar que emite el vendedor y que es exigido por la Aduana de algunos países importadores con fines estadísticos o informativos.

Esta factura, en la que se detalla el precio, se envía junto con la mercancía exportada. Para elaborarla, puede servir de base la factura comercial legalizada por un consulado en España del país destinatario de la exportación. Hay países que exigen este documento específico, como por ejemplo Canadá (Canada Customs Invoice o Facture des Doaunes Canadiennes). Es recomendable que el exportador confirme esta información con el importador, el agente de aduanas o la aduana de destino.

Factura consular

La factura consular es un documento especial emitido por el exportador y visado por un consulado del país importador en el país de exportación. Este documento puede ser requerido por las autoridades aduaneras de algunos países.

La factura consular sirve para verificar el valor, la cantidad y el origen de la mercancía cuando se efectúe el despacho, sobre cuya base se determinará la clase de arancel que deberán soportar los productos exportados. Es habitual también utilizar una factura comercial visada por el consulado.

Certificado de origen

Dentro de los documentos para exportar, es también relevante el certificado de origen. Se trata de un documento que prueba el origen de la mercancía y sirve para satisfacer las exigencias de la aduana de destino, del importador/cliente o de la entidad financiera a través de la cual se realiza la operación de exportación.

En España, las entidades de emiten este documento son las Cámaras de Comercio y están expresamente habilitadas para expedir los certificados de origen no preferencial para mercancías destinadas a la exportación.

Estas entidades pueden expedir certificados acreditando que el origen es de un país de la UE, o de un tercer país. En este caso, las Cámaras de Comercio suelen solicitar que se aporte documentación acreditativa de tal origen, como la factura del fabricante, el DUA de importación, el certificado de origen del fabricante o una declaración del expedidor.

“Las Cámaras de Comercio de España son las entidades que emiten los Certificados de origen y los Cuadernos ATA y CPD”.

Cuadernos ATA y CPD

El cuaderno ATA es un documento de Admisión Temporal de mercancías válido en los países miembros de la Cadena ATA y que sustituye a los documentos nacionales de exportación e importación temporal, en ciertos supuestos y cumpliendo determinados requisitos.

Permiten que las mercancías de la empresa exportadora puedan viajar fuera de las fronteras nacionales con el fin de: ser expuestas en ferias y exposiciones, ser utilizadas para la realización de trabajos o servicios de tipo profesional o ser presentadas como muestras comerciales por representantes.

Las Cámaras de Comercio de España son las entidades que emiten estos documentos.

La empresa que utiliza un cuaderno ATA se compromete a:

• Reimportar, en territorio comunitario, las mercancías amparadas por el cuaderno dentro de los plazos autorizados.
• Cumplir lo dispuesto por las Administraciones aduaneras comunitarias y de los países de destino o tránsito, para la utilización de los Cuadernos ATA.
• Satisfacer, en caso de venta, cesión, abandono, pérdida, robo, destrucción fortuita, omisión del trámite aduanero de reexportación, reexportación en fecha posterior al plazo autorizado de estancia en el país, etc., el importe de los derechos de importación y otras tasas correspondientes en vigor, a la Administración Aduanera del país de importación. O también, reembolsar a la Cámara de Comercio emisora todas las sumas que, en concepto de derechos de importación y tasas, deba abonar a las autoridades aduaneras del país de admisión temporal, y de cuantos gastos origine la cancelación definitiva de este documento.

Documentos de transporte para exportar

Dentro de los documentos para exportar también deben tener en cuenta los documentos del transporte físico de la mercancía.

Estos documentos son de por si contratos de transporte de mercancías entre las partes (vendedor y comprador) y se suelen utilizar como un acuse de recibo que certifica que la mercancía ha llegado al punto de entrada en el país de destino.

Cuando el transporte es por carretera, el documento es el CMR o contrato de transporte internacional por carretera. Si la mercancía viaja en tren el documento utilizado será el CIM o contrato de transporte internacional por ferrocarril.

Si el transporte es por vía marítima, la naviera o el agente es quien emite el Conocimiento de embarque marítimo o Bill of Lading (B/L)). Este documento certifica que la mercancía ha sido embarcada en el buque y que va a ser entregada en el puerto de destino que consta en el B/L.

Si el transporte se lleva a cano por avión, el documento es el Conocimiento de embarque aéreo o Air Way Bill (AWB).

Otro de los documentos para exportar vinculado al transporte es la Póliza de seguro de la mercancía,que contratará el exportador si así lo ha acordado con el comprador o importador.