Pasos para importar: los 10 pasos para empezar

Pasos para importar ¿Qué hay que hacer para empezar a importar?

Es habitual que las empresas, especialmente las de reciente creación como lo son las startups, necesiten aprovisionarse de piezas o componentes para poder fabricar sus productos o bienes. El proveedor de esas piezas o mercancías puede estar en cualquier parte del mundo. Por este motivo, cualquier empresa, sea cual sea su dimensión, debe conocer los 10 pasos para importar.

En términos generales, una importación supone la compra de un producto en un país extranjero. Esta mercancía se transporta desde el país de origen hasta el país de destino del importador.

En el caso de España, al ser miembro de la Unión Europea, sólo se consideran mercancías importadas aquellas que proceden de terceros países. Si la mercancía procede de un país comunitario, esa transacción comercial se considera una adquisición intracomunitaria.

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“Antes de iniciar una importación es importante hacer una prospección de mercado para encontrar a un proveedor confiable”

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Como una operación de importación no está exenta de riesgos, es importante estar informado de cuáles pueden ser las dificultades o los problemas que pueden surgir.

En España hay entidades vinculadas al comercio exterior, como el ICEX España Exportación e Inversiones o las Cámara de Comercio de España, que brindan asesoramiento e información a las empresas, especialmente de aquellos países más lejanos o desconocidos pero que pueden ser una buena fuente a aprovisionamiento de mercancías para un importador.

Los 10 pasos para importar

Paso 1. Saber si la empresa está preparada para importar. Es importante conocer los pasos para importar, las debilidades y fortalezas de nuestra empresa para poder afrontar un proceso de importación, puntual o reiterada en el tiempo. Llevar a cabo una operación internacional con otra empresa de un tercer país, que puede ser lejano y desconocido, requiere disponer de un departamento específico y de personal mínimamente preparado que sea conocedor de todo lo que implica importar mercancía de otra parte del mundo.

Paso 2. Buscar el proveedor más adecuado. En un mundo globalizado, el proveedor más adecuado y fiable para nuestra empresa puede estar en el país menos pensado. Internet, que permite comprar un producto en cualquier parte del mundo, puede ayudarnos a encontrar ese proveedor idóneo. Aunque, antes de cerrar cualquier operación, deberemos intentar recabar la máxima información de esa empresa, básicamente porque se encuentra en un país que nos es desconocido y con otra cultura comercial y social.

Visitar una feria sectorial también puede ser un buen sitio en el que contactar con proveedores y poder hablar de forma directa con ellos para conocer las características de los bienes o productos que nos puede ofrecer.

Es habitual solicitar muestras o pruebas a los proveedores antes de cerrar cualquier acuerdo.

Paso 3. Negociar la compra. Una vez hemos decidido cual va a ser nuestro proveedor, deberemos negociar con él diferentes aspectos de la operación de compra: desde el precio de lo que vamos a importar, así como la cantidad o unidades del producto comprado. Todo esto debe estar indicado en la factura comercial que emite el vendedor.

También deberemos asegurarnos de que el proveedor esté en condiciones de servirnos la mercancía que necesitemos porque, por ejemplo, puede tratarse de una importación continua en el tiempo y no una única operación.

Paso 4. Elegir el Incoterm uno de los pasos para importar más importante. En cualquier operación de comercio internacional, el comprador debe acordar con el vendedor un Incoterm, que son los términos de compraventa internacional. Los Incoterms, que publica la International Chamber of Commerce, ICC, o Cámara de Comercio Internacional, tienen una función simplificadora porque facilitan la negociación entre el comprador y el vendedor porque aclaran aspectos como quién paga el transporte, dónde se entregan las mercancías, quién se hace cargo de los gastos de aduana, etc.

Es conveniente que en la factura comercial que emite el vendedor también quede reflejado el Incoterm que se ha pactado entre las partes.

Paso 5. Medio de pago. Después de determinar el Incoterm hay que elegir la forma de pago, que el comprador también deberá negociar con el vendedor. Es muy probable que el vendedor pida al importador el pago del importe de la mercancía comprada una vez éste recibe la factura, o incluso exigir el pago de una parte por adelantado.

Si se establece una relación de confianza con el proveedor, puede ser que éste acepte ciertas condiciones de crédito.

Para las operaciones de compraventa internacional también se acostumbra a utilizar los créditos documentarios, que gestionan las entidades bancarias y que por ello son fórmulas seguras.

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“Los 5 primeros pasos para importar son: saber si estamos preparados, buscar el proveedor adecuado, negociar la compra, elegir el Incoterm y determinar la forma de pago”

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Paso 6. Tramitación de los documentos de importación. Una vez realizado el pago de la compra de la mercancía, el proveedor deberá facilitarnos los documentos básicos que son, esencialmente: la factura comercial, la lista de contenido (o packing list) y certificado de origen, en función de si se exige en el país del importador.

Paso 7. Tramitación de los documentos de transporte. La mercancía importada puede ser que llegue a destino por vía marítima, aérea o terrestre. El vendedor deberá facilitarnos estos documentos de transporte, que van a ser, respectivamente, el Conocimiento de embarque (Bill of Lading – B/L), el Conocimiento aéreo (Air Way Bill – AWB), o el CMR o Contrato de Transporte Internacional por carretera.

Paso 8. Tramitación del seguro. Para el importador es importante y necesario asegurar la mercancía que ha comprado y su transporte. Por ello, deberá contratar un seguro de transporte de mercancías, emitido por una entidad aseguradora, que garantizará la cobertura de riesgos implícitos en el transporte, desde pérdida o daño por siniestro a robo.

Paso 9. Tramitación de los documentos aduaneros. El documento aduanero más importante en una importación de terceros países es el DUA, dado que detalla el importe de los derechos arancelarios e impuestos que deben pagarse para que la mercancía pueda entrar en el país del importador. Este importe se fija en función de la tipología del producto o mercancía y del país de origen.

En España, el DUA de Importación lo elabora habitualmente un declarante autorizado por el departamento de Aduanas e Impuestos Especiales de la Agencia Tributaria, que puede ser un agente de aduanas, representante aduanero u Operador Económico Autorizado (OEA).

En función del tipo de mercancía o productos que se importa y del país de procedencia, la aduana puede solicitar otro tipo de documentos y certificados, como por ejemplo de sanidad y seguridad o de control veterinario si se trata de productos de alimentación frescos o congelados, animales vivos, especies vegetales, etc.

Paso 10. Organización de la logística de importación. Es muy recomendable que una empresa que importa por primera vez contrate los servicios de una empresa transitaria. La función de un transitario es la de organizar la cadena logística completa de una importación, desde la contratación del transporte para trasladar la mercancía del país de origen al de destino, hasta toda la tramitación documental y aduanera que sea necesaria. Además, como conocedor de los mercados internacionales, un transitario también puede asesorar a una empresa emprendedora en cualquier otro paso o procedimiento que deba darse o hacerse en función del país del que se importa.

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