¿Qué trámites hay que hacer para exportar?

Cuando una compañía vende al exterior debe llevar a cabo una serie de trámites para exportar. Si partimos de la premisa que la empresa exportadora ya cuenta con un comprador de su producto o mercancía, lo más importante será organizar toda la cadena logística puerta a puerta.

Antes de iniciar el transporte propiamente dicho, el exportador habrá fijado con el importador un Incoterm, que son las reglas que la Cámara de Comercio Internacional (ICC  por  sus siglas en ingles) publica y actualiza cada diez años para facilitar las operaciones de compra venta internacional.

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“El primer trámite para exportar que hay que hacer es establecer el Incoterm de operación de compra venta, que deberá ser los más beneficioso posible para el exportador.”

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En cada uno de los 11 Incoterms queda muy claro qué responsabilidades y obligaciones tienen el comprador y el vendedor en la cadena logística.

Los Incoterms determinan: el lugar preciso en el que se produce la entrega de la mercancía; quien tramita cada uno de los documentos que se generan en la cadena de origen a destino; en qué momento de la operación se transmite el riesgo del vendedor al comprador y qué costes de la cadena logística paga el vendedor y cuáles el comprador.

Los Incoterms más aconsejables para las empresas exportadoras son:

• EXW (Ex Works). El exportador únicamente pone la mercancía en condiciones para ser transportada en sus propias instalaciones. Port tanto, es idóneo para aquellos exportadores con poca experiencia y poco conocimiento de cómo funciona la cadena logística.
• FCA (Free Carrier), multimodal, y FAS (Free Alongside Ship) y FOB (Free On Board), marítimos, también son una buena opción para el exportador porque sólo deberá cargar la mercancía, transportarla hasta un puerto, aeropuerto o terminal, y realizar las formalidades aduaneras.
• CPT (Carriage Paid To) y CIP (Carriage and Insurance Paid To) son adecuados para el exportador siempre y cuando tenga cierta experiencia en cómo organizar la cadena logística, porque en estos casos se ocupará también de los trámites y costes hasta la llegada de la mercancía al país de destino,  ontrolando toda la cadena logística pero sin asumir demasiados riesgos. Esto mismo también ocurre con los Incoterms CFR (Cost And Freight) y CIF (Cost Insurance And Freight) en los que el transporte principal es por vía marítima.

Organización de la cadena logística

Una vez el exportador ha acordado el Incoterm con el comprador de su mercancía, deberá empezar a organizar la cadena logística para enviar la carga a su destino e inicar los trámites para exportar.

En este caso, es esencial contratar los servicios de una empresa transitaria porque su principal función es organizar cadenas logísticas de origen a destino.

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“Otros trámites para exportar que deberán realizarse son los de elaborar y presentar los documentos ante la aduana y obtener los documentos de transporte marítimo, terrestre o aéreo.”

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El transitario es quien conoce las normativas sobre transporte marítimo, aéreo y terrestre y también la legislación aduanera que se aplica a las exportaciones. Asimismo, en el caso que la empresa vendedora no tenga suficientes conocimientos de las leyes que se aplican en el país del importador, el transitario puede asesorarle.

Elección del modo de transporte

En función del tipo de producto que se va a exportar, de su volumen y peso, de la urgencia o no de entregarlo en destino y de la distancia a recorrer, se optará por la modalidad de transporte que mejor se adapte.

Transporte marítimo. Según la UNCTAD, United Nations Conference on Trade and Development, es el modo más utilizado en el comercio mundial, siendo el contenedor, denominado TEU (Twenty-foot Equivalent Unit, por sus siglas en inglés), la unidad de transporte más utilizada.

En una operación de transporte marítimo, los principales eslabones de la cadena logística son las navieras y las terminales portuarias, que son las que se van a encargar de transportar y carga y descargar del buque las mercancías.

El principal documento en una operación de transporte marítimo es el conocimientos de embarque (Bill of Lading, B/L), que emite la naviera, y que es el contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea regular.

Transporte aéreo. Esta modalidad permite recorrer largas distancias en un menor tiempo y se utiliza para aquellas mercancías urgentes o perecederas que tienen que llegar a destino de forma rápida.

La industria del transporte aéreo (compañías aéreas, operadores de handling, transitarios, etc.) se agrupa en la International Air Transport Association, IATA.

En transporte aéreo el documento más importante es el conocimiento aéreo (Air Waybill) que emite la compañía aérea. En una cadena logística aérea el operador de la terminal de handling  es quien se ocupa de la carga y descarga de la mercancía en los aviones.

Transporte terrestre. Esta modalidad tiene dos vertientes: el transporte por carretera o por ferrocarril. La International Road Union (Unión Internacional de Transporte por Carretera), IRU, agrupa a nivel mundial a los operadores y empresas de transporte en camión. Y la UIC, acrónimo en francés de la Unión Internacional de Ferrocarriles, es la organización que representa a la industria ferroviaria.

Los documento de transporte terrestre son el CMR o Carta de porte si las mercancías viajan en camión y el CIM o Carta de porte ferroviario si se transporten en tren.

Tramitación aduanera

Otros trámites para exportar que tienen que realizase son los relacionados con la presentación ante la aduana de una serie de documentos, siendo los principales:

El DUA de exportación, Documento Único Administrativo de exportación, que aporta información sobre la mercancía (características, origen, destino, etc.) y lo emite el agente de aduanas o el representante aduanero en nombre del exportador.

El Certificado de origen, que es el documento que garantiza el país de origen de la mercancía o el último país donde se ha transformado

Sistema de Registro de Exportadores

Cabe destacar que para los exportadores existe el Sistema de Registro de Exportadores (sistema REX). Se trata de un sistema de justificación del origen preferencial de las mercancías para su comercio internacional (exportación y/o importación). El sistema REX simplifica los trámites al permitir al exportador registrado a “auto-certificar” el origen preferencial de la mercancía que en la factura comercial o en cualquier otro documento comercial relacionado con el envío.